Perencanaan Program Komunikasi Informasi

Masih ingat iklan layanan masyarakat (ILM)  seri kampanye Pemilu 1999?  Inga’ Inga’! Bintang-bintangnya terdiri dari orang terkenal seperti pak Bendot (almarhum) dan juga orang kebanyakan (tidak terkenal). Apa rahasianya kok menjadi begitu terkenal? Kata sang sutradaranya, film iklan itu dibuat selama 2 bulan, risetnya 10 bulan! Kajian atau riset yang cukup lama itu dilakukan guna  menemukan wajah yang dekat lekat dengan masyarakat kita dan untuk memilih kata-kata (pesan) yang mudah dipahami.

Sebuah program komunikasi informasi memang sebuah program yang memerlukan kajian dan persiapan yang matang, sebelum diluncurkan. Karena kalau tidak dirancang dengan bagus, maka akibatnya bisa fatal! Kita mesti ingat idiom komunikasi: dengan komunikasi kita bisa akrab, dan dengan komunikasi kita bisa bermusuhan. Cerita permusuhan Raja Madura dan VOC mungkin bisa kita resapi; ceritanya begini: Suatu waktu, untuk mengembangkan hubungan, komandan VOC menemui raja Madura. Dalam pertemuan itu, sang raja  memperkenalkan istrinya. Untuk menghormati raja Madura dan istrinya, komandan VOC menyalami tangan permaisuri dan kemudian mencium tangannya. Apa yang terjadi? Raja murka, dan menarik kerisnya dan kemudian menusukkan ke komandan VOC tersebut. Sejak itulah, kerajaan Madura terus berlawanan dengan Belanda. Entah benar atau tidak cerita tersebut, tetapi itulah contoh sebuah komunikasi juga bisa berdampak buruk!

Program Komunikasi
Program komunikasi merupakan program yang berkaitan dengan kegiatan diseminasi (penyebarluasan) informasi. Untuk menyebarluaskan informasi, maka ada tahapan-tahapan yang harus dilalui. Itu artinya program komunikasi tidak sekedar menyebarkan informasi, tetapi juga termasuk didalamnya tahapan pengumpulan (gathering) data dan informasi.

Tahapan yang lazim dilakukan dalam program komunikasi adalah:

  1. Pengumpulan data dan informasi. Data dan informasi dikumpulkan dari berbagai sumber. Bisa berupa data primer atau sekunder. Sumber informasi yang dipakai dapat berasal dari dinas pemerintah, lembaga swasta, media, public, dlsb. Pada tahap ini, diperlukan sebuah bagian atau diivisi yang bekerja menjadi pengumpul atau bahkan periset informasi. Mengingat kerja komunikasi informasi itu 24 jam, maka memang idealnya ada team yang juga bertugas memonitor informasi dari berbagai sumber.
  2. Pengolahan Data. Tahap ini, merupakan lanjutan dari tahap pengumpulan data (atau juga bisa dalam unit yang sama dengan bagian pengumpulan data); yang tugasnya melakukan  pemilahan data dan informasi. Semua data dan informasi yang telah dikumpulkan dikelompokkan sesuai dengan kategori kebutuhan; kemudian disiapkan untuk bahan penyusunan produk informasi.
  3. Produksi Pesan. Kegiatan ini berupa produksi informasi yang akan dikomsusikan kepada khalayak. Produk informasi, memerlukan pengemasan (packaging) dengan harapan informasi dapat diterima oleh khalayak secara efektif. Produk-produk dapat berupa: produk informasi cetak, audio, audiovisual, event (pameran, meeting, seminar, dlsb)
  4. Penyebarluasan Informasi. Tahapan ini adalah tahap tindakan komunikasi, yang intinya adalah menyebarluaskan produk informasi sesuai dengan sasaran yang dituju.

Kerja komunikasi adalah kerja simultan, artinya satu tahapan dan tahapan lain, acapkali berlangsung bersama-sama (contoh tahap 1 dan 2, bisa digabung). Empat tahap di atas, harus dirancang dari awal sebelum kita melaksanakan program komunikasi informasi. Perancangan program menjadi sesuatu yang penting dan amat vital. Tanpa perancangan yang bagus, maka hasilnya tidak bisa maksimal.

Perancangan komunikasi, menyangkut didalamnya tujuan yang dikehendaki dari penyebaran informasi (pesan), media yang bakal digunakan, dan sasaran yang dituju. Rangkaian kerja komunikasi memang memerlukan kecermatan dan perhitungan beberapa elemen dalam komunikasi. Itulah kenapa kita acapkali mengenal istilah segmentasi, ketika kita membicarakan khalayak yang dituju.

Merancang Kerja Komunikasi Kepemerintahan
Saat ini, di DPR tengah disiapkan Rancangan UU Kebebasan Informasi; yang berisi tentang sistem penyediaan informasi bagi publik yang harus disediakan oleh pemerintah. Implikasi ke depan, maka Dinas Informasi dan Komunikasi harus menyiapkan sistem penyediaan informasi yang memadai bagi masyarakat. Karena jika tidak, maka masyarakat bisa mengajukan tuntutan hukum ketika pemerintah menutup  informasi yang seharusnya menjadi konsumsi publik.

Beberapa catatan di bawah ini, dapat dijadikan acuan cara kerja dalam perancangan program komunikasi:

  1. Diperlukan jaringan kerja informasi, baik secara internal maupun eksternal. Internal, adalah jaringan informasi dengan semua dinas/ bagian/ kantor yang ada di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya. Eksternal, adalah institusi di luar Pemkot seperti media massa, lembaga swasta (industri, dll), perguruan tinggi, LSM, ormas, dlsb.
  2. Diperlukan sietem peralatan yang mendukung dan memfasilitasi kerja komunikasi. Dinas Infokom perlu memiliki peralatan komunikasi yang memadai. Mulai dari sistem telepon yang tepat, internet, dan perangkat produk informasi.
  3. Diperlukan SDM yang memiliki kualifikasi di bidang informasi. Jika tidak tersedia, maka bisa dilakukan outsourcing (menggunakan sumber daya dari luar) yang bisa membantu kinerja Dinas Infokom.
  4. Menyusun agenda kerja berdasarkan waktu. Agenda kerja ini harus dirancang dari awal. Ada agenda yang telah tetap menjadi event besar, seperti pameran besar pada Harkitnas; dan juga agenda rutin yang berkaitan dengan agenda walikota.

Kerja Team: Alternatif, Tapi Mutlak
Struktur dalam sebuah organisasi disusun untuk pembagian pekerjaan dan  agar dapat berjalan dengan baik. Tetapi kenyataannya, tidak jarang justru menjadi kendala dari proses berlangsungnya mekanisme kerja. Satu hal yang bisa dilakukan adalah dengan terobosan membentuk team work, team kerja. Diluar struktur, tetapi hasilnya luar biasa.! Kenapa tidak dicoba?

Tulisan untuk didiskusikan dalam Workshop Fungsi dan Peran Dinas Informasi dan Komunikasi, Santika Hotel, 19 Juli 2003
 

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: